Politique sur la protection de la vie privée

Le Groupe d’assurances Palladium et ses filiales (« Palladium ») fait du courtage d’assurance, de la gestion de risque, et donne des services connexes à ses clients individuels, corporatifs et d’association (« clients »).

POLITIQUE SUR LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Palladium croit fermement en l’importance de la protection de votre vie privée et la confidentialité de vos informations personnelles. Nous reconnaissons que vous pouvez avoir des préoccupations concernant votre vie privée et votre sécurité à propos des données que nous recueillons, utilisons et divulguons à des tierces parties pour nous permettre de vous offrir et vous fournir nos produits et services. Afin de nous conformer avec la législation sur la protection des renseignements personnels, nous avons établi cette Politique sur la protection de la vie privée. Tout renseignement personnellement identifiable au sujet d’un client actuel ou éventuel est considéré comme renseignement personnel (« Renseignement Personnel ») et sera traitée conformément à cette Politique sur la protection de la vie privée.

COLLECTE, UTILISATION ET DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Assurances Palladium recueille, utilise et divulgue vos Renseignements Personnels (y compris ceux des individus avec qui vous êtes associé, étant tous identifiés comme « vous » dans cette Politique sur la protection de la vie privée) uniquement aux fins des objectifs suivants :

• Établir et de maintenir des communications avec vous;
• Vous aider à remplir votre formulaire de demande d’assurance, à évaluer votre admissibilité, et à mettre en vigueur, maintenir ainsi que renouveler votre protection d’assurance;
• Vous aider en rapport avec l’analyse, l’évaluation et la souscription des risques faites par les assureurs courants et potentiels;
• Répondre à vos questions sur les formulaires de demande, les comptes et les autres services;
• Préparer des propositions d’assurance à l’égard de vos besoins futurs;
• Permettre à nos filiales de vous informer de certains produits ou services qu’elles offrent;
• Évaluer votre solvabilité, ainsi que faire le suivi, le service et la collecte des primes et des paiements de frais;
• Traiter les transactions à l’aide des fournisseurs de services de traitement des données;
• Prendre note du numéro de votre carte de crédit afin de traiter les paiements de carte de crédit par une tierce partie en association avec diverses banques;
• Partager de l’information avec des associations à l’égard des clients/participants qui obtiennent de la couverture d’assurance en tant que membre d’une association;
• Partager de l’information avec des institutions financières avec lesquelles nous avons des ententes de marketing;
• Mettre à jour de l’information auprès des agences d’évaluation du crédit;
• Satisfaire des exigences légales, règlementaires, de sécurité et de traitement;
• Vous aider en rapport avec des enquêtes, le traitement et le paiement de réclamations, l’évaluation de services et la détermination de votre admissibilité aux prestations;
• Détecter (y compris surveiller) et prévenir la fraude, des réclamations douteuses de prestations ou d’autres activités illégales; et
• Compiler des statistiques pour l’analyse de nos activités d’affaire.

QUELLE INFORMATION RECUEILLONS-NOUS?

• L’information que vous fournissez sur les formulaires de toutes sortes. Elle peut comprendre votre nom, adresse postale, adresse courriel, âge, numéros d’identification personnelle, numéros de carte de crédit, dossiers de crédit, information bancaire, registres de paiements, information médicale et sur la santé, information sur l’emploi et les revenus;
• I
• L’information que nous recevons de, et/ou transférons à, d’autres personnes (tel que agences gouvernementales, associations de l’industrie, vérificateurs, experts en sinistres, votre assureur et votre employeur, ex : des données d’AUTOPLUS et des Services d’enquête du Bureau d’assurance du Canada, rapports de police);
• L’information à votre égard que nous recevons des filiales de Palladium, des assureurs, d’autres intermédiaires, de fournisseurs de tierce partie et autres aux fins de souscription ou de réclamations (tel que votre dossier d’assurance et l’historique de vos réclamations);
• L’information que nous recevons des agences d’évaluation de la solvabilité; et
• Nous pouvons utiliser divers types d’outils Web pour obtenir des renseignements personnels qui peut ne pas être visible par les individus et peut comprendre des logiciels de recherche automatique et de parcours de navigation, des cookies et des fichiers GIF invisibles.

DIVULGATION D’INFORMATION À D’AUTRES PARTIES

Nous ne divulguons aucun Renseignement personnel à votre sujet à quelconque tierce partie sauf indication contraire dans cette Politique sur la protection de la vie privée et si autrement permis par la loi ou votre autorisation. Nous pouvons partager cette information à des tierces parties afin de procéder à, ou compléter, une transaction pour laquelle l’information a été autorisée ou fournie par vous. Les tierces parties à qui nous divulguons de l’information sont tenues, par la loi et/ou suite à des engagements contractuels, de respecter la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels et de ne les utiliser et les divulguer qu’à des fins qu’une personne raisonnable considérerait appropriées dans les circonstances, et ce en conformité avec toutes les lois fédérales et provinciales applicables, ces fins étant les suivantes :

• Évaluer votre admissibilité à la couverture d’assurance, procéder à son établissement et sa conservation, renouveler la couverture ou d’autres produits et services connexes – nous ne divulguons vos renseignements personnels qu’aux compagnies d’assurance, les réassureurs, les intermédiaires ou tout autres agents qui mettent la couverture à votre disposition;
• Aux associations à l’égard de ces Clients/Participants qui obtiennent de la couverture d’assurance à titre de membre de l’association;
• Vous informer ou permettre à nos filiales de vous informer sur certains produits et services offerts par nos filiales;
• Des fins légales concernant le traitement des réclamations et les services d’évaluation;
• Mettre à jour l’information auprès des agences d’évaluation du crédit et de déclaration d’assurance;
• Faire des transactions par le biais de fournisseurs de service de traitement des données;
• Traiter les paiements de carte de crédit si le renseignement est un numéro de carte de crédit, par le biais de systèmes de traitement, d’acquittement et de règlement par une tierce partie en association avec diverses banques; et
• Aux autres institutions financières avec lesquelles nous avons des ententes de marketing conjoint. Si requis ou permis par la loi, nous allons divulguer vor Renseignements personnels à des tierces parties sans avoir à obtenir votre permission au préalable ou à vous en avertir. À cet égard, vos Renseignements personnels peuvent être traités et entreposées à l’extérieur du Canada parce que certains de nos fournisseurs de service, y compris certaines filiales, sont installés hors Canada, et les gouvernements, tribunaux ou agences statutaires ou d’application de la loi à l’étranger peuvent obtenir la divulgation de vos Renseignements personnels en vertu des lois étrangères.

Dans cette politique sur la protection de la vie privée, on fera référence aux objectifs identifiés ci-haut et dans la section antérieure « Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels » comme étant les « Objectifs identifiés ».

CONSENTEMENT

Votre connaissance de, et consentement à, la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par Palladium sont cruciaux. Nous nous appuyons sur les actions suivantes de votre part comme indication de votre consentement à nos pratiques courantes et futures concernant les Renseignements personnels :

• La fourniture volontaire de vos Renseignements personnels à nous directement ou par le biais d’un autre courtier ou représentant d’assurance ou de votre employeur aux fins d’obtenir un contrat d’assurance ou un produit ou service connexe (y compris l’information fournie au préalable à Palladium);
• Votre consentement exprès ou reconnaissance par le biais d’une demande écrite, verbale ou électronique ou du traitement d’une réclamation; et
• Votre consentement verbal sollicité par Palladium (ou votre agent) concernant un but spécifique. Votre consentement peut être donné par l’intermédiaire de votre représentant autorisé, tel un tuteur légal, un agent ou le détenteur d’une procuration (délégation de pouvoir).       Sous réserve de certaines restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Palladium vous informera des conséquences du retrait de votre consentement. Dans certains cas, le refus de fournir certains Renseignements personnels ou le retrait votre consentement à Palladium de recueillir, utiliser ou divulguer vos Renseignements personnels pourrait signifier que nous ne pouvons pas obtenir la couverture d’assurance ou tout autres produits, services ou informations demandés à votre égard. Si vous désirez retirer votre consentement, veuillez-vous référer à la section « Questions ou Retrait de Consentement » ci-bas.

LIMITE À LA COLLECTE ET LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Palladium va recueillir, utiliser et divulguer seulement l’information qui est requise en vertu des Objectifs identifiés ou permise par la loi. Si nous avons besoin de Renseignements personnels pour toute autre raison, vous serez avisé du nouvel objectif, et sous réserve de votre consentement, ce nouvel objectif deviendra un nouvel Objectif identifié. Palladium va recueillir vos Renseignements personnels seulement de façon équitable et légale. Nous allons conserver vos Renseignements personnels seulement pendant que nous en avons besoin jusqu’à pleine réalisation de Objectifs identifiés.

PROTECTIONS

À l’intérieur de notre institution, nous limitons l’accès aux Renseignements personnels concernant nos Clients et Participants à ceux de nos employés et nos affiliés qui ont besoin de connaître cette information pour fournir les produits et services à nos Clients et Participants. Nous avons en place des mécanismes de protection adaptés à la sensibilité de l’information que nous conservons à l’égard de nos clients et Participants. Ces mécanismes varient selon la sensibilité, le format, l’emplacement, le montant, la distribution et l’entreposage des Renseignements personnels. Palladium utilise la technologie de cryptage SSL (“Secure Socket Layer”) à 128 bits pour donner confiance à ses clients lorsque des Renseignements personnels sont transmis à Palladium.

JUSTESSE, RESPONSABILITÉ, HONNÊTETÉ ET ACCESSIBILITÉ

Le fait que nous connaissions les changements à certains de vos Renseignements personnels (ex : adresse de la personne assurée) peut être essentiel à maintenir sans interruption la couverture d’assurance. Veuillez nous informer des changements à vos Renseignements personnels. Une copie de cette Politique sur la protection de la vie privée (et out changements significatifs) sont affichés sur notre site Web à www.Palladiuminsurance.ca. Palladium est responsable de tous les Renseignements personnels sous son contrôle et a nommé un Chef de la protection de la vie privée qui rend compte à la haute direction pour s’assurer que Palladium se conforme à cette Politique sur la protection de la vie privée.

QUESTIONS ET RETRAIT D’UN CONSENTEMENT

Pour sécuriser vos Renseignements personnels, Palladium ne donne pas à ses clients l’accès en ligne à sa base de données sur les Renseignements personnels, que ce soit pour la voir ou la modifier. Toutefois, vous avez accès à vos Renseignements personnels et pouvez demander rectification de tout Renseignement personnel qui dans le fichier peut être désuet, incomplet ou inexact. Si vous avez quelconques questions sur cette Politique sur la protection de la vie privée, ou voulez avoir accès à vos Renseignements personnels, vous pouvez obtenir le formulaire « Question/Demande – Renseignements Personnels » en écrivant à notre Chef de la protection de la vie privée à l’adresse Assurances Palladium Insurance Group – 2712 boul. St. Joseph– Ottawa, Ontario K1C 1G5, en appelant au 1-800-566- 6314, en télécopiant au 613-824-7344, en envoyant un courriel au privacyofficer@palladiuminsurance.ca , ou en visitant le site Web www.palladiuminsurance.ca.

Vos renseignements personnels seront entreposés et l’on peut également y avoir accès au bureau de Palladium avec lequel vous faites affaire. La liste complète de nos bureaux est affichée sur notre site Web à www.palladiuminsurance.ca.

Vous pouvez également retirer votre consentement à tout usage ou divulgation de vos Renseignements personnels (ce qui peut limiter ou mettre fin aux produits et services que Palladium vous fournit) en nous écrivant ou transmettant un courriel à l’adresse pertinente indiquée ci-haut. Nous devrons alors valider l’identité de quiconque fait une telle demande pour s’assurer que nous ne fournissons pas d’information à toute personne qui n’a pas droit d’accès à telle information. Normalement nous répondons en dedans de 30 jours aux demandes d’accès à l’information.

CHANGEMENTS À CETTE POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

En cas de tout changement à cette Politique sur la protection de la vie privée, Palladium va afficher un avis à cet effet sur son site Web.

DÉPÔT D’UNE PLAINTE

Veuillez nous écrire à l’adresse indiquée ci-haut ou via notre site Web pour déposer une plainte concernant la protection de votre vie privée. Si nous ne réussissons pas à régler une plainte à votre entière satisfaction ou dans un délai raisonnable, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée au Canada durant les heures d’ouverture par téléphone au 1-800-282-1376 ou via le site Web https://www.priv.gc.ca.